Un courrier, électronique ou non, doit être rédigé en suivant quelques règles de savoir-vivre. Vous les connaissez… Saluer votre interlocuteur, introduire le sujet du courrier, dater, signer,… Pour un e-mail, d’autres paramètres entrent en compte. Tâchons de les identifier.
Un courrier électronique peut être envoyé à plus d’une personne à la fois. Et il est possible que l’un de vos destinataires souhaite garder son adresse privée. Pour garantir son anonymat, utilisez de préférence le champ Copie Carbone Invisible (CCI). De la sorte, aucun des autres récipiendaires ne sera au courant de qui a aussi reçu ce message, et donc ne connaîtra pas les autres adresses.
Pour l’envoi d’un fichier, veillez à respecter quelques règles simples. Votre fichier doit être garanti sans virus… On n’envoie pas d’anthrax par la poste, pas plus qu’on n’envoie de virus par mail. Même pour rire. Le poids de ce fichier (garanti sans vérole) doit être raisonnable, en ce sens qu’il ne faut pas obliger le destinataire à attendre deux heures et demie que le message soit téléchargé. Si vous devez vraiment lui faire parvenir un gros dossier, incluez simplement le lien vers ce fichier sur le serveur dans le courrier que vous adressez. L’e-mail n’est pas du tout recommandé pour l’envoi de gros fichiers (supérieur à 500 Ko), même pour ceux qui disposent d’une connexion dite haut-débit.
Lorsque vous répondez à quelqu’un ou transférez le message, pensez à nettoyer le mail. Il est inutile de laisser tout l’historique dans le corps du mail et d’ainsi augmenter fortement le poids du mail à chaque transfert. Ne laissez que ce qui peut avoir un rapport direct avec votre réponse, le reste étant devenu superflu.
En ce qui concerne le format du mail à envoyer, certains peuvent lire sans soucis le HTML, d’autres pas… Et même dans ceux qui le peuvent, certains ne le veulent pas. Pourquoi ? Un fichier envoyé au format HTML est beaucoup plus lourd qu’un mail au format texte brut… Donc, pour le stockage, pour une personne utilisant le mail à une fréquence effrénée, cela pourrait à terme se solder par un encombrement définitif du disque dur.
Voir aussi les RFC correspondantes